Le problème

Une école privée de 600 élèves passe la première semaine de chaque mois à courir après les frais de scolarité. Les appels gênent les parents, la comptable y perd des journées, et les impayés s'accumulent jusqu'à devenir des conflits.

La solution, étape par étape

  1. Suivre les familles dans Airtable : élèves, mensualité, paiements reçus, solde.
  2. Un scénario Make tourne les 5, 12 et 20 du mois sur les soldes impayés.
  3. Le premier contact est un Gmail discret avec le montant et les moyens de paiement ; le deuxième un message WhatsApp Business courtois ; le troisième propose un rendez-vous avec l'administration.
  4. Les paiements enregistrés par la comptable stoppent immédiatement la séquence.
  5. Un tableau de bord mensuel montre à la direction le taux de recouvrement et les familles nécessitant une vraie conversation ou un échéancier.

    6. Résultat et gains estimés

    • Les impayés en fin de mois baissent de 40 à 60 %.
    • La comptable économise 3 à 4 jours par mois d'appels.
    • Les relations avec les familles restent sereines — des rappels neutres, ponctuels et privés.