Le problème
Une petite société de services a 80 000 DH bloqués en factures impayées. Le fondateur déteste relancer, oublie qui a été relancé et quand, et la trésorerie souffre chaque mois.
La solution, étape par étape
- Tenir le registre des factures dans Google Sheets : client, email, montant, échéance, statut, date de dernière relance.
- Un workflow n8n tourne chaque matin et calcule le retard de chaque facture impayée.
- Préparer trois modèles d'emails gradués : rappel amical à J+7, relance ferme avec facture jointe à J+15, mise en demeure courtoise mentionnant les prochaines étapes à J+30.
- Le workflow personnalise le bon modèle (nom, montant, numéro de facture) et l'envoie via Gmail.
- Chaque envoi est journalisé dans le tableur : personne n'est jamais relancé deux fois pour la même étape.
- Quand un paiement est marqué reçu, le workflow envoie un court message de remerciement — les relances restent courtoises et la relation reste saine.
- Délai moyen de paiement généralement réduit de 30 à 50 % en un trimestre.
- Environ 3 heures par semaine gagnées sur le suivi manuel.
- Un historique complet et daté des relances pour chaque facture — précieux en cas de litige.