Le problème

Une ONG qui mène des programmes d'alphabétisation en zone rurale passe deux semaines par trimestre à rédiger les rapports de chaque bailleur — UE, fondations, agences — chacun avec son propre format. C'est autant de temps en moins sur le terrain.

La solution, étape par étape

  1. Les équipes terrain consignent leurs activités en notes courtes dans Notion après chaque session : présence, progrès, difficultés, photos.
  2. Les indicateurs (bénéficiaires, sessions, taux d'achèvement) vivent dans Google Sheets, mis à jour chaque mois.
  3. Au moment du rapport, ChatGPT reçoit les notes du trimestre, les indicateurs et le canevas du bailleur, et rédige chaque section dans le format et la langue exigés.
  4. La chargée de programme relit, corrige les chiffres et ajoute du contexte — de la révision, pas de la rédaction.
  5. Le rapport final est archivé dans Notion avec ses sources, prêt pour le prochain audit.

    6. Résultat et gains estimés

    • Le temps de reporting passe de 2 semaines à 1-2 jours par bailleur.
    • Des chiffres cohérents dans tous les rapports, car tout vient d'un seul tableur.
    • L'équipe terrain passe plus de temps avec les bénéficiaires, moins sur la paperasse.