Le problème

Une étude notariale à Marrakech reporte un tiers de ses rendez-vous de signature parce qu'une pièce manque ou est périmée : copie du titre foncier, attestation fiscale, pièce d'identité, procuration. Chaque report, c'est un client mécontent et un créneau perdu.

La solution, étape par étape

  1. Chaque type d'acte a sa checklist de pièces dans Airtable (vente, succession, constitution de société).
  2. À l'ouverture du dossier, un Gmail automatique part aux parties avec la liste exacte et la façon d'obtenir chaque document.
  3. Au fil des réceptions, Claude lit les pièces et vérifie noms, dates, durées de validité et références du titre foncier par rapport au dossier.
  4. Les anomalies — attestation périmée, nom orthographié différemment — sont signalées au clerc avec le problème précis.
  5. Le rendez-vous n'est confirmé que checklist au vert ; des relances automatiques réclament les pièces manquantes.

    6. Résultat et gains estimés

    • Les signatures reportées baissent de plus de moitié.
    • Les clercs économisent des heures de chasse aux documents par dossier.
    • Les clients vivent un processus moderne et prévisible — assez rare pour différencier l'étude.