Le problème

Une agence qui organise une conférence B2B à Casablanca suit 500 invités dans des fichiers Excel éparpillés. Qui a confirmé, qui relancer, qui a besoin d'un badge — tout est manuel et les erreurs se voient à l'entrée.

La solution, étape par étape

  1. Centraliser la liste des invités dans Airtable : nom, société, email, téléphone, statut.
  2. Un scénario Make envoie des invitations Gmail personnalisées avec un lien RSVP unique par invité.
  3. Chaque clic met à jour le statut Airtable ; les sans-réponse reçoivent une relance email à J-10 et un message WhatsApp Business à J-4.
  4. Les confirmés reçoivent à J-2 un badge avec QR code par email, généré automatiquement.
  5. Le jour J, un scan met à jour la présence dans Airtable, et le client voit le taux de présence en direct.

    6. Résultat et gains estimés

    • La gestion des RSVP passe de 3 jours de travail à quelques heures de paramétrage.
    • Le taux de confirmation gagne 20 à 30 % grâce à la relance WhatsApp.
    • Le check-in va deux fois plus vite, sans la pagaille des listes imprimées.