Le problème

Le secrétariat d'une école privée répond aux 30 mêmes questions toute la journée : frais, horaires, documents requis, circuits de transport. Les parents qui écrivent le soir attendent le lendemain, et en période d'inscription le téléphone ne s'arrête jamais.

La solution, étape par étape

  1. Constituer la base de connaissances : frais, calendrier, étapes d'inscription, transport, cantine — un document propre par sujet, validé par l'administration.
  2. Indexer ces documents pour que l'assistant retrouve le bon passage pour chaque question (embeddings sur la base documentaire).
  3. Monter le flux de réponse dans n8n : le widget de chat du site envoie la question, le workflow récupère les deux passages les plus pertinents et demande à ChatGPT de répondre uniquement à partir de ces passages.
  4. Règle stricte dans le prompt : si la réponse n'est pas dans les documents, le dire et proposer de mettre en relation avec le secrétariat — ne jamais inventer un tarif ou une date.
  5. Intégrer le widget de chat sur le site WordPress, en français et en arabe.
  6. Analyser les questions chaque semaine : celles restées sans réponse indiquent quoi ajouter à la base, les plus fréquentes améliorent les pages d'inscription.

    7. Résultat et gains estimés

    • Environ 70 % des questions courantes traitées instantanément, jour et nuit.
    • Le secrétariat gagne 2 à 3 heures par jour en période d'inscription.
    • Moins d'inscriptions perdues : les parents obtiennent leurs réponses au moment où ils comparent, y compris le soir et le week-end.