المشكلة
مدرسة خصوصية بـ600 تلميذ تقضي الأسبوع الأول من كل شهر في ملاحقة رسوم التمدرس. المكالمات تحرج الأولياء، والمحاسبة تخسر أياماً، والمتأخرات تتراكم حتى تصير نزاعات.
الحل خطوة بخطوة
- تتبع الأسر في Airtable: التلاميذ، القسط الشهري، الأداءات المستلمة، الرصيد.
- سيناريو Make يعمل أيام 5 و12 و20 من الشهر على الأرصدة غير المؤداة.
- أول تواصل بريد Gmail رصين بالمبلغ وطرق الأداء؛ الثاني رسالة WhatsApp Business مهذبة؛ الثالث يقترح موعداً مع الإدارة.
- الأداءات التي تسجلها المحاسبة توقف التسلسل فوراً.
- لوحة شهرية تُري الإدارة نسبة التحصيل والأسر التي تحتاج حواراً إنسانياً أو جدولة.
- المتأخرات نهاية الشهر تنخفض بنسبة 40 إلى 60%.
- توفر المحاسبة 3 إلى 4 أيام شهرياً من المكالمات.
- تبقى العلاقة مع الأسر هادئة — تذكيرات محايدة، في وقتها، وخاصة.