المشكلة
شركة خدمات صغيرة لديها 80,000 درهم عالقة في فواتير غير مؤداة. المؤسس يكره مطالبة الزبناء، ينسى من ذُكِّر ومتى، والسيولة تعاني كل شهر.
الحل خطوة بخطوة
- مسك سجل الفواتير في Google Sheets: الزبون، البريد، المبلغ، تاريخ الاستحقاق، الحالة، تاريخ آخر تذكير.
- سيناريو n8n يشتغل كل صباح ويحسب أيام التأخير لكل فاتورة غير مؤداة.
- إعداد ثلاثة نماذج بريدية متدرجة: تذكير ودي بعد 7 أيام، تذكير حازم مع الفاتورة مرفقة بعد 15 يوماً، إشعار رسمي مهذب يذكر الخطوات الموالية بعد 30 يوماً.
- يخصص السيناريو النموذج المناسب (الاسم، المبلغ، رقم الفاتورة) ويرسله عبر Gmail.
- كل إرسال يُسجل في الجدول: لا أحد يُذكَّر مرتين لنفس المرحلة أبداً.
- عند تسجيل الدفع، يرسل السيناريو رسالة شكر قصيرة — تبقى التذكيرات مهذبة والعلاقة سليمة.
- انخفاض متوسط آجال الأداء عادة بنسبة 30 إلى 50% خلال ثلاثة أشهر.
- توفير حوالي 3 ساعات أسبوعياً من المتابعة اليدوية.
- أرشيف كامل ومؤرخ للتذكيرات لكل فاتورة — قيّم في حال أي نزاع.