المشكلة
منظمة تنفذ برامج محو الأمية في المناطق القروية تقضي أسبوعين كل فصل في كتابة تقارير لكل ممول — الاتحاد الأوروبي، مؤسسات، وكالات — لكل منها صيغته الخاصة. وقت مقتطع من العمل الميداني.
الحل خطوة بخطوة
- تسجل الفرق الميدانية أنشطتها كملاحظات قصيرة في Notion بعد كل حصة: الحضور، التقدم، الصعوبات، الصور.
- المؤشرات (المستفيدون، الحصص، نسبة الإتمام) في Google Sheets تُحدَّث شهرياً.
- عند إعداد التقرير، يتلقى ChatGPT ملاحظات الفصل والمؤشرات ونموذج الممول، ويصيغ كل قسم بالصيغة واللغة المطلوبتين.
- تراجع مسؤولة البرنامج، تصحح الأرقام وتضيف السياق — مراجعة لا كتابة من الصفر.
- يُحفظ التقرير النهائي في Notion مع مصادره، جاهزاً للتدقيق المقبل.
- وقت إعداد التقارير ينخفض من أسبوعين إلى يوم أو يومين لكل ممول.
- أرقام متسقة في كل التقارير لأن كل شيء من جدول واحد.
- الفريق الميداني يقضي وقتاً أطول مع المستفيدين وأقل مع الأوراق.