المشكلة
مكتب محاسبة في فاس يدبّر 80 شركة عميلة. كل شهر يقضي الفريق أياماً في الاتصال بالعملاء لجمع الفواتير وعناصر الأجور قبل آجال الضريبة على القيمة المضافة والضمان الاجتماعي، والمتأخرون معرضون لغرامات.
الحل خطوة بخطوة
- جرد كل العملاء في Google Sheets مع نظامهم الضريبي والوثائق المطلوبة كل فترة.
- يعمل Zapier يومياً، يفحص الآجال القريبة (قبل 10 أيام، 5 أيام، يومين) وخانة « تم الاستلام ».
- يتلقى العملاء المتأخرون تذكيراً شخصياً عبر Gmail، ثم رسالة WhatsApp Business قبل يومين.
- عندما يرسل العميل وثائقه، يؤشر المحاسب على السطر فتتوقف التذكيرات.
- ملخص أسبوعي بالبريد يُظهر للمسيّر من ما زال متأخراً.
- توفير نحو 8 ساعات من المكالمات شهرياً للفريق.
- انخفاض تأخر تسليم الوثائق بنسبة 60 إلى 80%، مع مخاطر غرامات أقل للعملاء.
- يظهر المكتب استباقياً — حجة حقيقية لكسب عملاء جدد.