المشكلة
مكتب توثيق في مراكش يؤجل ثلث مواعيد التوقيع لأن وثيقة ناقصة أو منتهية الصلاحية: نسخة الرسم العقاري، شهادة ضريبية، بطاقة تعريف، وكالة. كل تأجيل يعني عميلاً مستاءً وموعداً ضائعاً.
الحل خطوة بخطوة
- لكل نوع عقد لائحة وثائقه في Airtable (بيع، إرث، تأسيس شركة).
- عند فتح الملف، يُرسل Gmail آلي للأطراف باللائحة الدقيقة وكيفية الحصول على كل وثيقة.
- مع توالي الاستلام، يقرأ Claude الوثائق ويتحقق من الأسماء والتواريخ ومدد الصلاحية ومراجع الرسم العقاري مقارنة بالملف.
- تُبلَّغ الاختلالات — شهادة منتهية، اسم مكتوب بشكل مختلف — إلى الكاتب مع المشكل بدقة.
- لا يُؤكد الموعد إلا واللائحة خضراء؛ وتذكيرات آلية تطالب بالوثائق الناقصة.
- التوقيعات المؤجلة تنخفض بأكثر من النصف.
- يوفر الكتّاب ساعات من ملاحقة الوثائق في كل ملف.
- يعيش العملاء مسطرة عصرية متوقعة — نادرة بما يكفي لتمييز المكتب.