المشكلة
مدرسة سياقة في وجدة تدبّر ثلاثة مدربين وسيارتين وستين مترشحاً بدفتر ورقي. يتصل المترشحون للحجز أو الإلغاء، تبقى حصص فارغة، ولا أحد يعرف بدقة كم ساعة بقيت لكل واحد.
الحل خطوة بخطوة
- لكل مدرب أجندة Calendly بالحصص الحقيقية لكل سيارة.
- يحجز المترشحون ويلغون عبر الرابط المشارك على WhatsApp Business؛ والإلغاءات تعيد فتح الحصة فوراً للآخرين.
- يسجل Zapier كل حصة منجزة في Google Sheets: المترشح، الساعات المنجزة، الساعات المتبقية من الباقة.
- بعد كل حصة، يتلقى المترشح ملخصاً آلياً: الساعات المتبقية، الحجز المقبل، الاستعداد للامتحان.
- عند تحديد تاريخ الامتحان النظري أو التطبيقي، تنطلق تذكيرات قبل 7 أيام ويوم واحد مع نقطة اللقاء.
- ساعات الفراغ لدى المدربين تنخفض بنحو 30% بفضل إعادة ملء الحصص الملغاة.
- لا مزيد من مكالمات « كم ساعة بقيت لي؟ » — الجدول يجيب.
- مترشحون أحسن استعداداً يوم الامتحان، ما يرفع نسبة النجاح من المحاولة الأولى التي تروج لها المدرسة.