المشكلة
وكالة تنظم مؤتمراً مهنياً في الدار البيضاء تتابع 500 مدعو في ملفات إكسل متفرقة. من أكّد، من يجب تذكيره، من يحتاج شارة — كل شيء يدوي والأخطاء تظهر عند المدخل.
الحل خطوة بخطوة
- تجميع لائحة المدعوين في Airtable: الاسم، الشركة، البريد، الهاتف، الحالة.
- سيناريو Make يرسل دعوات Gmail شخصية مع رابط تأكيد فريد لكل مدعو.
- كل نقرة تحدّث الحالة في Airtable؛ من لم يجب يتلقى تذكيراً بالبريد قبل 10 أيام ورسالة WhatsApp Business قبل 4 أيام.
- يتلقى المؤكدون شارة برمز QR بالبريد قبل يومين، تُولَّد آلياً.
- يوم الفعالية، يحدّث المسح الحضور في Airtable، ويرى العميل نسبة الحضور مباشرة.
- تدبير التأكيدات ينخفض من 3 أيام عمل إلى ساعات من الإعداد.
- تحسن نسبة التأكيد بـ20 إلى 30% بفضل تذكير واتساب.
- تسجيل الدخول أسرع بمرتين، دون فوضى اللوائح المطبوعة.